身邊的人都知道我開始使用 Notion 後經歷了訓練營的實作練習,以及工作上與團隊協作全面使用 Notion 完成會議記錄系統建立,對 Notion 基本操作已經很熟悉。
在家進修的這段時間,Notion 也是我最得力的數位工具,自主學習保有一定的節奏與強度,並且有效地幫助我進入工作心流。因此想將 如何設計自己的 Notion 以兩個面向分享給大家。
此文不會有 Noiton 操作教學,是觀念性的思考框架,如果需要更多教學資源會放在文末!
誰適合此文?
1.已經會使用 Notion,但發現伴隨使用時間變長內容越建越多,資料卻越來越難找
2.對資料庫沒有概念,不知道該怎麼建立適合自己的資料庫
資料庫設計
Notion 最大優勢就是可以建立關聯式資料庫,以及以區塊為單位,可靈活移動,因此一開始的資料庫設計就很重要,否則很容易把資料庫迷失在文件中,或是一直重複建立類似的資料庫。
我自己在建立資料庫時,會向自己出以下三個問題,再進一步開始建立資料庫。
以目標資料庫為例:
1. 我有哪些內容要紀錄呢?
目標的名稱、什麼關鍵任務代表目標完成、目標是屬於哪一個類型、目標的狀態、我對這麼目標的期待值、這個目標底下的專案、目標的完成度。
2. 我的資料需要哪些屬性?
- 目標 (O):文字描述
- 關鍵結果(KR1):文字描述
- 關鍵結果(KR2):文字描述
- 類型:身心健康/財務/人際關係/家庭/工作/休閒娛樂/學習成長/人生成就
- 狀態:進行中/等待啟動/暫停中/已完成
- 期待:一定可以完成/努力可以做到/能夠做到太棒了
- 備註:文字描述
- 專案:文字描述
- 目標達成率:百分比
3. 屬性中有沒有要在拆分成獨立的資料庫內容
因為目標與專案的關係可以是「一對多」或「多對多」的關係,在這個情況下我們可以將 ↗️專案 拆分出來成為一個獨立的資料庫,並使用 Notion 的Relation
功能達成。
而 🔍目標達成率 與專案有關聯,因此 目標達成率 可以透過專案的完成度去呈現,我們可以使用Notion 中的Rollup
功能達成。
怎麼設計操作頁面
說完資料庫的設計,再來就是日常的工作流或是在這個 Notion 中你想做的任何紀錄與查詢的工作該怎麼設計完善?一樣用三個問題來回答!
以每日作為執行與紀錄的 Today 頁面為例:
1. 我最想完成什麼任務?
我設計這個頁面是希望能夠專注當下,以最快的速度展開今日的任務執行與日記的書寫。
2. 完成這個任務需要哪些資料?
- 任務資料庫:使用
Filter
將執行日期設為 Today ,只顯示未完成的任務。 - 日記資料庫:使用
Filter
將執行日期設為 Today ,只顯示今天的日記。
3. 設計資料存取的 CRUD?
- 新增(Creat):新增一筆任務或日記,可以使用
New template
模板功能,讓紀錄維持統一性,並且可以減少重複書寫相同內容的時間。 - 查詢(Read):Today 頁面需要查詢的內容,包含任務與日記,已經使用
Filter + Sort
達成快速查詢。 - 修改(Update):模板因為篩選器是使用系統內建的 Today 參數,單回頭檢視的時候無法維持當時日的期,因此在頁面內使用
Type to link
將任務紀錄起來。 - 刪除(Delete):此頁面沒有刪除的考慮,其他頁面會有封存需求,可以使用
Taggle list
做封存收合。
今天分享了兩個我在設計系統時的觀念,以及案例分享,如果有任何問題歡迎與我交流,以上附上相關資源給需要的人參考。
其他資源
Sonia :分享了很棒的使用方式,透過影片介紹得非常詳細,系統設計的也很完整,並且提供了模板給需要的人。
Notion 實戰課程:打造專屬數位工作術:最完整的 Notion 線上課程,認真看完教學一定能夠對 Notion 熟到不行,講師也分享了許多數位工作方法,不只是一堂軟體課。
電腦玩物 :站長也是寫了許多如何使用 Notion 的基礎文與觀念文章,提供給不太熟悉操作的人。
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